職位描述
內(nèi)勤管理后勤管理固定資產(chǎn)管理辦公用品/設(shè)備工業(yè)自動化
一、對外聯(lián)絡(luò)方面
- 訪客接待：行政專員負(fù)責(zé)接待公司來訪的客人。從客人預(yù)約訪問開始，就需要與訪客溝通訪問時間、來訪事由、隨行人數(shù)等信息。當(dāng)訪客到達(dá)公司時，要以熱情、專業(yè)的態(tài)度迎接，引導(dǎo)他們到指定的接待區(qū)域或會議室，并提供茶水等服務(wù)。在接待過程中，還要做好訪客登記工作，包括姓名、單位、聯(lián)系方式等，這有助于公司建立良好的對外形象以及進(jìn)行后續(xù)的信息跟蹤。
- 與外部機構(gòu)合作溝通：行政專員會與各類外部機構(gòu)打交道，如辦公用品供應(yīng)商、辦公設(shè)備維修商、保潔公司、綠植租賃公司等。需要與這些機構(gòu)協(xié)商合作細(xì)節(jié)，比如在和辦公用品供應(yīng)商談判時，要比較不同供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等因素，簽訂合作合同，并且在合作期間監(jiān)督對方的服務(wù)質(zhì)量，及時處理出現(xiàn)的問題。如果供應(yīng)商提供的辦公用品質(zhì)量不符合要求，行政專員就要負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通退換貨事宜。
二、行政費用管理方面
- 預(yù)算編制與監(jiān)控：行政專員需要參與行政費用預(yù)算的編制。這要求對公司日常行政支出有清晰的了解，包括辦公用品費用、辦公設(shè)備購置與維修費用、水電費、物業(yè)費、通訊費等。在編制預(yù)算時，要根據(jù)以往的支出情況和公司的發(fā)展規(guī)劃，合理預(yù)估各項費用。例如，若公司預(yù)計下一年度員工人數(shù)會增加，那么在辦公用品預(yù)算中就要相應(yīng)地提高采購金額。在預(yù)算執(zhí)行過程中，要密切監(jiān)控費用的支出情況，每月或每季度對行政費用進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)費用超支的項目，并采取措施進(jìn)行控制。
- 費用報銷審核：負(fù)責(zé)審核公司內(nèi)部行政相關(guān)的費用報銷。在審核過程中，要確保報銷的費用符合公司的財務(wù)政策和相關(guān)規(guī)定。比如，檢查員工提交的辦公用品發(fā)票是否真實有效，購買的物品是否為公司業(yè)務(wù)所需，報銷的金額是否合理等。對于不符合規(guī)定的報銷申請，要及時與員工溝通并要求補充或更正。
三、行政流程優(yōu)化與制度執(zhí)行方面
- 制度建設(shè)與更新：行政專員需要協(xié)助建立和完善公司的行政管理制度。例如，隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和辦公方式的變化，對原有的文件管理制度進(jìn)行更新，明確電子文件的存儲和備份方式，制定新的文件保密級別和相應(yīng)的訪問權(quán)限規(guī)定。在制度建設(shè)過程中，要充分考慮公司的實際情況和員工的工作需求，確保制度的合理性和可操作性。
- 流程優(yōu)化：不斷審視行政工作流程，尋找可以優(yōu)化的環(huán)節(jié)。比如，以往公司的辦公用品采購流程可能比較繁瑣，需要員工填寫紙質(zhì)申請單，經(jīng)過多層審批后再由行政專員統(tǒng)一采購。可以通過引入辦公自動化軟件，讓員工在軟件上提交申請，審批流程可以自動流轉(zhuǎn)，這樣不僅提高了工作效率，還能方便行政專員對采購申請進(jìn)行集中管理和統(tǒng)計分析。同時，行政專員還要負(fù)責(zé)對新流程進(jìn)行培訓(xùn)和推廣，確保員工能夠正確使用。
工作地點
松北區(qū)哈爾濱島田大鵬智能清洗設(shè)備產(chǎn)業(yè)基地
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職位發(fā)布者
蒼爾輝/人力資源經(jīng)理
昨日活躍立即溝通
哈爾濱島田大鵬工業(yè)股份有限公司公司福利：1.全程培訓(xùn)：公司為員工提供了一套完整的職業(yè)培訓(xùn)體系。2.社會保險：為員工提供養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險、失業(yè)保險、生育險及住房公積金（五險一金）。3.免費工作餐4.防暑降溫費：公司每年為員工提供夏季防暑降溫福利。5.節(jié)日福利：春節(jié)、端午、中秋等節(jié)日有不同類別的節(jié)日福利。6.工齡津貼：員工每工作一年，每月增加100元工齡津貼，最多500元。7.公司活動：各種員工活動。單位地址：黑龍江省哈爾濱市呼蘭區(qū)利民開發(fā)區(qū)珠海路南側(cè)咨詢電話：0451—55582875歡迎求職者到公司參觀！
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