文控工作（文檔控制與管理）是企業中確保文件規范化、標準化和高效流轉的重要崗位，主要負責文檔的全生命周期管理。以下是該崗位的核心職責和詳細說明：
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### **一、核心職責**
1. **文檔體系管理**
- 建立和維護企業文檔管理制度、流程及標準（如編號規則、版本控制、分類體系）。
- 制定文檔模板，確保格式統一，符合公司規范或行業要求（如ISO標準）。
2. **文檔收發與歸檔**
- 負責內部及外部文件的接收、登記、分發、傳遞（如合同、技術圖紙、行政文件）。
- 對文檔進行電子/紙質分類歸檔，確保存儲安全、檢索便捷（如使用ERP、OA或專用文檔管理系統）。
3. **版本與變更控制**
- 監控文檔版本更新，確保使用最新版本，廢止舊版文件并標注作廢標識。
- 跟蹤文檔修改記錄，維護變更日志（如變更原因、時間、責任人）。
4. **權限與保密管理**
- 設置文檔訪問權限（如按部門、職級控制查閱/編輯權限），防止信息泄露。
- 管理機密文件（如技術專利、商業合同），落實保密措施。
5. **合規與審計支持**
- 確保文檔管理符合法律法規及行業標準（如GDPR、ISO 9001）。
- 協助內外部審計，快速提供所需文件，確保可追溯性。
6. **系統維護與優化**
- 管理文檔管理系統（如SharePoint、EDMS），定期備份數據。
- 推動文檔數字化，提升流程效率（如電子簽批、自動化歸檔）。
7. **培訓與支持**
- 指導員工遵守文檔管理規范，解答操作問題。
- 編寫文檔管理操作手冊，組織相關培訓。
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### **二、常見協作對象**
- **內部**：各部門文件對接人、IT（系統維護）、法務（合同合規）、質量管理部門。
- **外部**：客戶、供應商、審計機構、政府監管部門。
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### **三、關鍵技能要求**
- **專業知識**：熟悉文檔管理標準（如ISO 15489）、常用系統（如Alfresco、Confluence）。
- **細節導向**：嚴格把控文件格式、編號、簽批流程的準確性。
- **工具能力**：熟練使用Office、PDF工具及數據庫管理。
- **溝通能力**：協調多方需求，推動文檔規范執行。
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### **四、典型輸出物示例**
- 標準化文檔模板庫
- 文件收發登記表/系統記錄
- 版本變更歷史臺賬
- 文檔管理操作指南