核心工作階段與內容

1. 接單后 - 訂單確認與生產準備階段：
訂單審核與確認：仔細審核客戶訂單/合同（PO/Contract），確認產品規格、數量、價格、付款方式（如TT, LC）、貿易術語（如FOB, CIF, EXW）、交貨期、包裝要求、嘜頭等關鍵信息。發現疑問或風險點及時與業務員/客戶溝通確認。
制作內部訂單文件：根據客戶訂單制作清晰的生產通知單、訂艙委托書（初稿）等內部文件，分發給生產/采購、質檢、倉儲、財務等部門。
協調生產/采購：
將訂單要求準確傳達給工廠或內部生產部門。
跟蹤生產進度（Production Follow-up），了解原材料采購、排產計劃、實際生產狀況。
及時發現潛在延誤（如原料短缺、設備故障、產能緊張），協調內部或與客戶溝通尋求解決方案（如分批交貨、調整交期）。
樣品確認（如需要）：安排產前樣、大貨樣給客戶確認，跟蹤反饋結果。

2. 生產中后期 - 驗貨、訂艙與單證準備階段：
質量監控：協調安排第三方檢驗機構（如SGS, BV）或QC進行中期檢驗（DUPRO）、最終驗貨（FRI），確保產品質量符合客戶要求。處理驗貨報告，跟進工廠整改。
包裝與嘜頭確認：監督工廠按照客戶要求進行包裝（內包裝、外箱、裝箱方式）和印刷正確的嘜頭（Shipping Mark）。
訂艙與運輸安排：
根據交貨期和客戶要求，向貨代（Freight Forwarder）詢價、訂艙（Booking）。
確認船期/航班、截關/截港時間、預計離港/抵港時間。
獲取進倉通知或安排拖車到工廠裝貨（如適用）。
跟蹤貨物進港狀態。
報關文件準備與協調：
制作或收集報關所需的基本單據：商業發票（Commercial Invoice）、裝箱單（Packing List）、報關單、合同/訂單副本等。
提供準確的HS編碼、申報要素給報關行。
跟蹤報關進度，確保貨物順利放行。
客戶清關文件制作：
根據合同/信用證要求，準確、及時地制作全套清關單據：
商業發票 (Commercial Invoice)
裝箱單 (Packing List)
提單 (Bill of Lading - B/L) 或空運單 (Air Waybill - AWB) - 需核對確認草稿 (Draft B/L/AWB)
原產地證 (Certificate of Origin - COO, Form A, Form F 等)
檢驗證書 (Inspection Certificate - 如有要求)
保險單 (Insurance Policy - CIF/CIP 條件下)
其他特殊單據（如健康證、熏蒸證、許可證等）
信用證（L/C）項下：確保所有單據嚴格符合信用證條款（單證一致、單單一致），在交單期內向銀行提交單據。
非信用證項下：按合同要求及時將單據寄給客戶或通過銀行托收（D/P, D/A）。

3. 貨物出運后 - 跟蹤、交單、收匯與售后階段：
貨物運輸跟蹤：通過貨代或船公司/航空公司網站跟蹤貨物運輸狀態，及時告知客戶預計到達時間（ETA）。
寄送正本單據/電放：根據客戶指示和付款方式，安排正本單據的快遞寄送或通知貨代做電放（Telex Release）。
核銷與退稅協調（部分公司涉及）：收集整理報關單（出口退稅聯）、增值稅發票等，協助財務部門辦理出口收匯核銷和出口退稅手續。
售后問題處理：如客戶收到貨后反饋質量問題、短貨、損壞等，協助業務員協調工廠、貨代、保險公司等調查原因，提出解決方案（如補貨、賠償等）。
文件歸檔：將訂單執行過程中的所有重要文件（合同、訂單、郵件、單據副本、驗貨報告、報關資料等）進行系統、完整的歸檔保存，以備查詢。

出口跟單員的核心技能與素質要求

細心與嚴謹：處理大量數據和單據，任何一個小錯誤（如數字、品名、日期）都可能導致嚴重損失（滯港費、客戶拒付、清關延誤）。
責任心與主動性：主動跟進每個環節，預見并解決問題，對訂單結果負責。
溝通協調能力：需要頻繁、有效地與內部各部門（業務、生產、采購、質檢、倉儲、財務）和外部各方（客戶、工廠、貨代、船公司、報關行、商檢機構、銀行）溝通協調。
時間管理能力：同時跟進多個訂單，處理大量并行任務，嚴格遵守各項截止日期（截關、交單期、信用證有效期等）。
抗壓能力：處理突發狀況（如船期延誤、驗貨不合格、單據不符點、客戶投訴）是常態。
基礎專業知識：
國際貿易流程和常用術語（Incoterms）。
主要運輸方式（海運、空運）及流程。
國際結算方式（TT, L/C, D/P, D/A）及風險。
進出口單證知識和制作要求（發票、箱單、提單、產地證等）。
基礎海關和商檢知識。
基礎產品知識（了解所跟單的產品）。
良好的英語讀寫能力（郵件、單據處理）。