一、會議室管理
1、協助總部部門預定會議室,協調會議時間,調試各會議室影音設備,協助各部門解決會議室設備使用問題;
2、會前預先做好桌牌、茶水、咖啡飲料、文件等會議室布置,做好迎接送往,與會中的倒茶倒水等接待服務。
二、前臺管理
1、接聽總部前臺總機來訪電話,做好電話記錄與判斷真實業務轉接;
2、生活快遞室日常清整,協助員工寄送快遞,負責總部快遞業務合同簽訂與費用結算;
3、新員工與臨時人員錄入門禁系統,及時清除離退修職工門禁記錄,門禁系統出現故障及時報修;新增新人入總部釘釘群。
三、辦公用品管理
1、依據辦公用品日常庫存與領用情況,同時依據采購制度,從京東慧采平臺進行采購與出入庫管理,并定期結算平臺費用與充值,定期盤點庫房,確保庫存。四、接待管理
1、負責賓客來訪酒店預訂與費用結算,協議酒店合同續簽與開發(30余家酒店),航空公司合同續簽與開發,與財經中心更新在途平臺數據;
2、采購與領用日常伴手禮品,挑選禮品供應商與禮品包裝公司,貨比三家選購物美價廉的禮品;做好伴手禮的采購與領用的出入庫臺賬,核對分攤到不同的部門的成本中心,季度統計臺賬發送財務備案;
3、春節與中秋節節日禮品集中采購與領用,供應商選擇、選品、合同簽訂、費用結算與報銷、禮品收貨與盤點、發送并統計各部門需求、組織各部門領取等,并分攤到各部門成本中心;
4、采購職工茶水間的咖啡豆,工會生日會零食,以及會議接待所需的零食茶餐水果等,并做好會議接待特殊的手作咖啡;
5、登記總部部門上交客戶饋贈禮品的移交與登記手續;
6、每月定期為董事長辦公室修剪擺放插花;
7、保障總部食堂貴賓餐廳賓客來訪用餐過程的接待服務。
五、行政工作
1、每月統計總裁辦各科室月度付款計劃并在0A上進行月度計劃提交;
2、行政科各項合同簽訂、后勤物資采購、費用支付與報銷、新供應商錄入,費用統計與預算等工作;(如房租、水電、物業、維修、各類采買等)
3、一嗨租車管理:總部一嗨租車平臺合同簽訂,人員增減、費用審核結算、功能開通與關閉、合同簽訂等監督管理;按照月度整理并發送營銷中心一嗨租車費用明細清單給營銷領導;
4、集團公司租房補貼數據統計:年度統計各基地租房補貼情況,定期提醒各基地按照時間要求清退享受補貼人員。修訂租房補貼管理制度;
5、集團公司月度私車公用數據統計:按季度審核與提示新材料事業部各基地及三所高管提交的私車公用流程,清晰記錄臺賬,定期修訂管理制度;
6、集團公司捐贈登記:根據OA提交的實際情況,進行臺賬錄入;
7、總裁辦與行政科領導安排各類臨時工作,以及跨部門協作工作。