1. 日常行政事務處理
- **文件管理**：收發、登記、歸檔各類文件（如合同、報告、通知），確保資料完整可查。
- **會議安排**：協調會議室、準備材料、記錄會議紀要并跟蹤決議執行。
- **日程協調**：協助上級或團隊安排行程、差旅預訂（車票、酒店）及報銷。
- **基礎文書工作**：撰寫通知、公告、郵件，整理數據報表或匯報材料。
2. 辦公室運營維護**
- **物資管理**：采購、發放和盤點辦公用品，控制成本避免浪費。
- **設備維護**：監督打印機、電腦等設備的正常運作，聯系維修或報修。
- **環境管理**：確保辦公區域整潔，可能協調保潔、綠植等第三方服務。
3. 溝通與協調**
- **內部對接**：傳達政策或通知，協助跨部門協作（如人事、財務）。
- **外部聯絡**：接待訪客、接聽電話、處理郵件，對接供應商或客戶。
- **活動支持**：協助組織年會、培訓、團建等活動的籌備和后勤。
4. 人事輔助工作**
- **考勤統計**：記錄員工請假、加班，匯總數據交人事部門。
- **入職支持**：為新員工準備工位、辦公用品及入職資料。
- **檔案管理**：維護員工檔案（合同、考核記錄等），確保合規保密。
5. 數據與檔案管理**
- **信息錄入**：更新和維護數據庫（如客戶信息、庫存清單）。
- **合同歸檔**：整理公司協議，建立電子或紙質檔案系統。
- **保密管理**：妥善保管敏感文件，按權限規定提供查閱。
6. 制度執行與監督**
- **政策落實**：確保公司制度（如考勤、安全）在部門內執行。
- **流程優化**：反饋行政流程中的問題，提出效率改進建議。
7. 應急處理**
- 解決突發問題，如臨時接待、緊急文件處理等。
核心能力要求**
- **熟練使用辦公軟件**（Word、Excel、PPT等）。
- **細致耐心**：處理瑣碎事務需高度責任心。
- **溝通協調**：與多方高效對接，解決問題。
- **時間管理**：多任務并行時能分清優先級。