一、行政事務處理
1. 接待與溝通：
· 接聽和轉接公司總機電話，禮貌應答咨詢，并做好信息記錄。
· 接待來訪客人，引導至會客室，并通知相關對接人員。
2. 文書與文檔管理：
· 負責公司各類文件、通知、報告、紀要的起草、打印、復印、整理、歸檔和分發。
· 建立并維護完善的紙質和電子檔案管理系統，確保文件易于查找和保密。
· 管理和更新員工通訊錄、名錄等基礎信息。
3. 辦公環境與物資管理：
· 管理辦公用品和設備的申購、采購、領用、登記和庫存管理（如文具、打印紙、墨盒等）。
· 維護辦公室公共區域的整潔與秩序。
· 協調處理辦公設備（如打印機、復印機、傳真機）的日常維護和報修。
二、數據與信息處理
1. 數據錄入與統計：
· 將各種信息準確、及時地錄入電腦系統（如Excel, ERP系統等）。
· 制作簡單的數據統計表格和圖表，如銷售數據匯總、考勤統計等。
2. 信息傳達：
· 負責內部員工通知、會議安排等信息的傳達工作。
· 管理公司內部公告欄或信息發布平臺（如企業微信群、郵件群組）。
三、會議與活動支持
1. 會前準備：預訂會議室、準備會議議程、打印并分發會議資料、調試會議設備（投影儀、話筒等）。
2. 會中服務：進行會議記錄，準確捕捉會議要點和決議。
3. 會后整理：整理會議紀要，并經領導審閱后分發至相關人員，跟蹤會議決議的落實情況。
4. 活動協助：協助上級籌備公司內部活動（如年會、團建、慶典等），負責一些后勤支持工作。
四、人事與考勤輔助
在一些中小型企業，文員可能需兼任部分初級人事工作。
1. 考勤管理：記錄、統計和匯總員工每月考勤數據（請假、加班、遲到、早退等），并提交給人事或財務部門。
2. 招聘輔助：發布招聘信息、收集和初步篩選簡歷、安排面試時間、通知候選人。
3. 入職辦理：協助新員工辦理入職手續，如發放辦公用品、安排工位、介紹公司基本規章等。
五、財務相關輔助工作
1、對賬輔助：協助與供應商進行簡單的對賬工作（如辦公用品供應商）。
2、倉庫盤點工作
辦公室文員所需的核心能力與特質：
· 熟練的辦公軟件操作能力：精通Word, Excel, PowerPoint, Outlook等MS Office軟件是基本要求。
· 良好的溝通能力：需要與內部同事和外部客戶進行有效、清晰的溝通。
· 細致認真與準確性：處理文件和數據時必須高度仔細，避免出錯。
· 條理性與時間管理能力：能同時處理多項任務，并分清主次，合理安排工作順序。
· 保密意識：能接觸到公司內部文件和信息，必須嚴守公司機密。
· 積極主動的服務意識：樂于協助同事，能預見需求并主動提供服