會務前臺接待/行政文員

有經驗者優先。主要負責會議全程的接待服務、流程協調及后勤支持。工作要求：
一、會前準備工作
1. 會議信息確認
- 提前與會議主辦方對接，明確會議主題、時間、地點、參會人數、議程安排等關鍵信息。
- 確認嘉賓名單（如重要領導、VIP客戶）、座位安排（如主席臺、嘉賓席、普通席）及特殊需求（如雙語服務、無障礙設施等）。
2. 場地與物資布置
- 協助布置會場：擺放桌簽、引導牌、背景板、橫幅等，確保視覺呈現符合會議主題。
- 準備接待物資：簽到表、嘉賓胸牌、會議資料袋（含議程、筆、筆記本等）、飲用水、茶杯/瓶裝水、紙巾等。
- 檢查設備運行：調試音響、麥克風、投影儀、LED屏、簽到系統（如電子簽到設備）等，確保正常使用。
3. 人員協調與分工
- 與禮儀、安保、餐飲等團隊溝通，明確崗位職責（如引導路線、應急處理流程）。
- 提前培訓臨時接待人員（如兼職禮儀），確保服務標準統一。
二、會議期間接待服務
1. 嘉賓接待與簽到
- 在會場入口迎接嘉賓，微笑問候并引導簽到：
- 普通參會者：核對姓名后發放資料、胸牌，指引座位。
- VIP嘉賓：專人接待，引導至休息室或專屬座位，提供個性化服務（如茶水、會議資料提前送達）。
- 處理簽到異常：如嘉賓信息未登記、臨時增加參會人員，及時與主辦方溝通解決。
2. 引導與秩序維護
- 指引嘉賓至正確會場，尤其在多分會場的情況下，確保路線清晰（如張貼指示標、安排引導員）。
- 維持會場入口秩序，提醒參會者關閉手機或調至靜音，避免大聲喧嘩。
- 協助主辦方控制入場時間，及時提醒遲到人員盡快入座，不影響會議進程。
3. 會議支持服務
- 茶水服務：根據會議時長，適時為嘉賓添水（如中場休息時、發言間隙），注意輕手輕腳不干擾會議。
- 資料補充：及時為遺漏資料的嘉賓補發文件，或協助傳遞會議所需物品（如話筒、白板筆等）。
- 突發情況處理：
- 設備故障：立即聯系技術人員維修，或啟用備用設備（如備用麥克風、投影儀）。
- 緊急事件：如嘉賓身體不適，迅速聯系醫護人員并協調離場；如火災等突發情況，引導疏散至安全區域。
4. 信息傳遞與溝通
- 及時向主辦方反饋會場動態（如參會人數統計、嘉賓特殊需求）。
- 協助傳遞會議臨時通知（如議程調整、臨時新增環節），通過小聲提示或便簽告知相關人員。
三、會后收尾工作
1. 嘉賓送別與反饋收集
- 會議結束后，在出口送別嘉賓，致謝并詢問體驗感受（如需收集反饋，可提供紙質或電子問卷）。
- 協助VIP嘉賓安排車輛、行李搬運等善后事宜。
2. 資料與物資整理
- 回收未使用的資料、胸牌、桌簽等物品，分類整理后交還主辦方或存檔。
- 統計消耗物資（如飲用水、紙筆用量），反饋至后勤部門以便補貨。
3. 場地恢復與結算
- 配合保潔團隊清理會場，恢復桌椅擺放原狀，檢查是否有嘉賓遺留物品（如有，及時聯系失主）。
- 與場地提供方、設備租賃方等核對費用，協助完成結算流程。
4. 會議總結與記錄
- 整理接待過程中的問題與亮點（如簽到效率、嘉賓投訴點），形成書面總結報告提交給上級。
- 歸檔會議相關資料（如簽到表、嘉賓名單），以便后續會議參考。
四、其他職責
- 行政支持：協助預訂會議室、安排餐飲（如茶歇、午餐）、對接酒店住宿等后勤事務。
- 形象管理：保持前臺區域整潔，個人著裝符合會議規格（如正裝、禮儀制服），舉止得體、語言規范（如使用普通話、禮貌用語）。
- 跨部門協作：與銷售、會務、IT等團隊密切配合，確保會議全流程無縫銜接。
崗位核心能力要求
- 溝通能力：善于傾聽需求，表達清晰，具備良好的客戶服務意識。
- 應變能力：快速處理突發狀況，如人員沖突、設備故障等。
- 組織協調力：有序安排接待流程，協調多方資源。
- 細節把控：注重簽到準確性、資料完整性、服務及時性等細節。
- 工具熟悉度：掌握會議管理軟件（如騰訊會議、Zoom）、電子簽到系統、辦公軟件（Excel/Word）等。